D-SSI-008
Versión 07
10/03/2023

En cumplimiento de las disposiciones legales REN CONSULTORES S.A.S, consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la compañía o encomendadas, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

OBJETIVO

Dar a conocer a los grupos de interés, la información necesaria y suficiente sobre el tratamiento y la protección de datos personales de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, con el fin de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que REN CONSULTORES S.A.S haya recogido en bases de datos o archivos, como responsables o encargados de los datos.

Durante todo el Tratamiento de datos realizado por el responsable, encargado y/o tercero a quienes se les transfieran Datos Personales, éstos darán cumplimiento a los principios y leyes establecidas, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley.

 

ALCANCE

Inicia con el requerimiento del artículo 15 de la Constitución Nacional, así como en la Ley estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, y todas aquellas leyes que los adicionen, modifiquen o deroguen; incluye la comunicación, capacitación y manejo de los datos personales por parte de la Compañía, sus directivos, colaboradores, proveedores y por todos aquellos terceros que por cualquier razón recolecten, almacenen, usen, circulen o supriman datos personales de los cuales la Compañía es Responsable o Encargada y finaliza con el cumplimiento total del requerimiento.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

Acceso Restringido

REN CONSULTORES S.A.S tendrá en cuenta los límites que se deriven de la naturaleza de los datos Personales y las disposiciones legales para los mismos. Como responsables del Tratamiento de datos, garantizara que el tratamiento solo sea realizado por personal autorizado por la compañía. La disponibilidad de los datos a través de servicios web requiere que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permita controlar el acceso y la restricción al acceso solo al personal autorizado.

Por razones de eficiencia, seguridad de la información y acceso por parte de los afiliados, los servicios de REN CONSULTORES S.A.S en donde está alojado nuestro sistema y base de datos podrán estar ubicados fuera de Colombia. Por lo anterior, el Titular del dato autoriza a REN CONSULTORES S.A.S para que en caso de que sea necesario o pertinente, envíe sus datos personales a los servicios de REN CONSULTORES S.A.S en cualquier país que considere conveniente para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que REN CONSULTORES S.A.S contrate o requiera.

REN CONSULTORES S.A.S implementa mecanismos de seguridad como acceso seguro, autenticación, permisos, perfiles, roles, encriptación, que protegen el acceso a los sistemas de información e instalaciones donde se almacenan los datos de nuestros usuarios.

Confidencialidad

Todas las personas que en REN CONSULTORES S.A.S intervienen en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada de su relación con la compañía; el cumplimiento de este requisito se lleva a cabo a través del Acuerdo de confidencialidad y seguridad de la información celebrado entre las partes.

 

Calidad del Dato

El Dato Personal sometido al Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos incompletos o que induzcan a error de interpretación, REN CONSULTORES S.A.S deberá abstenerse de tratarlos o solicitara al Titular la completitud o corrección de la información.

Circulación de Datos Restringida

Los Datos Personales sólo podrán ser tratados por el responsable y los encargados de acuerdo con los términos establecidos. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por REN CONSULTORES S.A.S para llevar a cabo el Tratamiento

Temporalidad

REN CONSULTORES S.A.S no usara los datos recolectados o autorizados más allá del plazo razonable que exige la normatividad aplicable o vigencia de los acuerdos entre partes por la prestación de los servicios comerciales.

En los casos de finalización de contratos con sus clientes, REN CONSULTORES S.A.S realizara la debida entrega y/o borrado de la información previamente autorizada a tratar de acuerdo con la exigencia del cliente y la normativa vigente.

Seguridad

REN CONSULTORES S.A.S establecerá controles técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El Comité de Seguridad de la Información, lidera las siguientes actividades para

  • Identificar las necesidades de capacitación existentes en los diferentes procesos para garantizar el cumplimiento de la protección de datos personales.
  • Vigilar el adecuado cumplimiento de los protocolos de seguridad y confidencialidad de los Datos Personales, de acuerdo con los lineamientos aprobados por la compañía.
  • Dar respuesta a las solicitudes relacionadas con Datos Personales que hayan sido remitidas por parte Profesional Administrativo y de Servicios.
  • Reportar al Comité de Seguridad de la Información, los Incidentes de Seguridad presentados frente al tratamiento de Datos Personales.

RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

REN CONSULTORES S.A.S de conformidad con la calidad que ostente dispone de una estructura conformada por procesos que le permite ejecutar el tratamiento de datos personales conforme a la ley y la Constitución.

Nombre: REN CONSULTORES S.A.S
NIT: 900.810.402-8
Dirección: Ren Consultores: Sede administrativa: Carrera 9A No. 99-02 Oficina 705 Edificio Citibank

Ren IPS: Calle 97 No. 23-37 Piso 7 – Consultorio 714

Ciudad: Bogotá D.C
Teléfono:  (601) 915 77 00
Portal web: www.renconsultores.com.co
Correo electrónico: info@renconsultores.com.co

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará REN CONSULTORES S.A.S con la información personal será el siguiente: La recolección mínima de información necesaria requerida para la prestación del servicio, así como su almacenamiento, uso, circulación, captación, grabación, conservación, o reproducción en tiempo real y posterior para las siguientes finalidades legítimas:

  • Actualización de datos entregados por el titular.
  • Entrega de reportes a sus clientes.
  • Entregar reportes de salud pública de obligatorio cumplimiento.
  • Dar respuesta a requerimientos de entidades de control.
  • Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de servicios.
  • Envío de información y/o notificaciones, a través email, menajes de textos, mensajes de voz, correo físico, o cualquier otro medio de comunicación establecido.
  • Establecer una relación contractual y/o derivada de la misma.
  • Ofrecer oportunidades de capacitación.
  • Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar y salud ocupacional.
  • Efectuar procesos de remuneración o reconocimiento económico por la prestación del servicio.
  • Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.
  • Gestionar trámites administrativos propios.
  • Consultar y gestionar las bases de datos de clientes, afiliados, colaboradores y proveedores que permitan a REN CONSULTORES S.A.S desarrollar su objeto contractual.
  • Y todas las actividades relacionadas con el objeto social de la empresa.

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

  • Autorización para el acceso a los servicios de salud.
  • Gestión Integral del Siniestro (Solicitud de pruebas, Determinación del presunto origen de accidente o enfermedad laboral, calificación de pérdida de capacidad laboral, notificaciones, remisión de expedientes a otras entidades como: EPS, AFP, ARL, trámite de controversias a juntas de calificación)
  • Caracterización y seguimiento a la población (Auditoria de incapacidades, emisión de conceptos de rehabilitación, conceptos médicos, recomendaciones laborales, peritajes)
  • Atención de valoración médica laboral.
  • Ejercer defensa antes acciones legales, cumplir con las exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que REN CONSULTORES S.A.S los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, REN CONSULTORES S.A.S podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga REN CONSULTORES S.A.S
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  5. Por la estipulación a favor de otro o para otro.

RESPONSABLE DE ATENDER PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y RECLAMOS

El proceso encargado de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja REN CONSULTORES S.A.S en sus bases de datos, será el Oficial de Cumplimiento designado por la compañía.

REN CONSULTORES S.A.S documentara los incidentes reportados e internamente realiza las investigaciones correspondientes con el fin de identificar la falla en el tratamiento, establecer las acciones de mitigación, monitoreo sobre el incidente y reporte del progreso de respuesta.

 

CANALES DE ATENCIÓN PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y RECLAMOS

REN CONSULTORES S.A.S informa al titular, que podrá consultar la Política de Tratamientos de Datos desde nuestro Sitio Web www.renconsultores.com.co y elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de:

  • Líneas de servicio al cliente REN CONSULTORES S.A.S: (601) 915 77 00 extensión 1006
  • Celular: 317 685 0344
  • Página Web: renconsultores.com.co
  • Correo electrónico: info@renconsultores.com.co / lineaetica@gruporen.com
  • Personalmente en cualquiera de las sedes de REN CONSULTORES S.A.S
  • Comunicaciones escritas: en las direcciones de domicilio de REN CONSULTORES S.A.S

Los Titulares, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos cuyo tratamiento este a cargo de REN CONSULTORES S.A.S y no esté considerada como exceptuada por la Ley cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante REN CONSULTORES S.A.S de acuerdo con el siguiente procedimiento:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, teléfono, correo electrónico y lugar de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se procederá al proceso encargado, con el motivo del mismo, en un término no mayor de dos (2) días hábiles.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

 

REN CONSULTORES S.A.S procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

REVISIÓN Y AUDITORÍA DE LA POLÍTICA 

Dando cumplimiento en la mejora continua, se establece que la Política de tratamiento de datos personales, deberá revisarse cada 12 meses a partir del último cambio realizado o cuando haya modificaciones que lo ameriten.

En cualquier momento se podrá hacer revisión del cumplimiento de la política.

Las Auditorías internas o de tercera parte pueden realizar la verificación de la aplicación de los lineamientos de esta política.

 

VIGENCIA

La presente política rige a partir del 10 de marzo de 2023.

REN CONSULTORES S.A.S se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales.

Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado.

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones son establecidas en el artículo 3° de la ley 1581 de 2012 y el artículo 3° del Decreto 1377 de 2013

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.